Innovant, interactif, intelligent et individuel
i-Options pour systèmes bureautiques multifonction
La polyvalence est le grand avantage que proposent les systèmes bureautiques multifonction par rapport à de simples imprimantes : ils peuvent imprimer, copier, faxer, numériser sous différents formats et traiter directement les documents. Ainsi, les différentes exigences des collaborateurs sont remplies avec un seul système – ce qui crée de l’espace pour les autres tâches de bureautique plus importantes.
Océ offre avec ces systèmes bureautiques des possibilités supplémentaires pour optimiser encore plus le processus de travail avec de nouvelles fonctions :
i-Options est un concept regroupant un certain nombre de fonctions supplémentaires qui peuvent être activées sur les systèmes bureautiques Océ de nouvelle génération via une licence et qui servent à rendre les processus de travail internes plus efficaces pour le client.
Le système de construction par unités i-Options permet au client d’acheter uniquement ce dont il a besoin.
i-Option N° 1 : Surfer sur Internet avec le système multifonction
L’i-Option 1 offre aux entreprises la possibilité d’utiliser le panneau de commande du système bureautique Océ comme navigateur pour rechercher des données sur Internet/Intranet et les stocker sur l’appareil ou les imprimer directement. Les applications pratiques de ce système consistent à accéder rapidement à sa messagerie ou à télécharger des documents publiés sur Internet – directement via le système multifonction et sans passer par un ordinateur.
i-Option N° 2 : Plus de sécurité pour les documents confidentiels
La conservation des informations confidentielles n’est pas seulement un thème important pour les départements de ressources humaines, mais également pour les cabinets d’avocats, les conseillers fiscaux, les notaires et les hôpitaux. L’i-Option 2 offre de nouvelles possibilités de protéger les documents envoyés par la voie numérique, contre les accès non autorisés. D’une part, en utilisant un identifiant numérique : sa technique d’encryptage spéciale garantit que le document numérique ne soit ouvert que par le destinataire visé.
A titre d’alternative, la signature numérique peut également être autorisée : elle garantit que le fichier ne soit pas modifié à votre insu et qu’il provienne clairement de la personne qui l’a envoyé.
i-Option N° 3 : Réduction des temps de recherche, flexibilité de l’accès – grâce aux PDF recherchables
Les PDF recherchables offrent de nombreux avantages en matière d’efficacité, de flexibilité et de confort pour les tâches quotidiennes. Il est possible de rechercher des mots-clés dans l’ensemble du document pour avoir directement accès au passage recherché sans avoir à lire tout le document – et de copier-coller ensuite ce passage dans d’autres documents en cas de besoin.
Cette recherche de mots-clés dans des documents ayant subis une analyse OCR n’est également possible que lorsque le document correspondant n’est pas ouvert. Ainsi, des documents peuvent être ouverts dans une liste à l’aide de ce qu’on appelle des moteurs de recherche de bureau même si le véritable nom du fichier est inconnu. L’avantage pour le travail de bureau au quotidien : les factures, les devis etc. sont vite trouvés même s’ils ont été créés sous un faux numéro d’identification ou sous une référence ambigüe. Les données traitées par l’OCR permettent de faciliter fortement et de rendre plus confortable l’archivage et la récupération des documents.
Le concept i-Options accentue encore plus la polyvalence des systèmes bureautiques Océ VarioLink. Cela permet d’améliorer considérablement les processus de travail internes. Et comme les i-Options peuvent être activées gratuitement comme la licence du firmware, le client ne paie que la fonction dont il a besoin.